A belső kapcsolattartók mellett az ombudsman független és bizalmas bejelentési csatornát is biztosít a kötelességszegéssel, jogellenes magatartással, valamint a jogszabályok és belső szabályzatok megsértésével kapcsolatos aggályok bejelentésére. A bejelentések többek között bűncselekményekre, versenyjogra, munkahelyi egészségvédelemre és biztonságra, emberi jogokra, diszkriminációra, fenntarthatóságra, valamint környezetvédelmi kérdésekre vonatkozhatnak.
A bejelentési rendszer már korai szakaszban azonosítja és kezeli a kockázatokat, így segít megelőzni a munkavállalókat, az üzleti partnereket és a Weidmüllert érő esetleges károkat.
A Weidmüller jelenlegi és korábbi alkalmazottai és üzleti partnerei a külső ombudsmanhoz is fordulhatnak utalásokkal (akár anonim módon, ha úgy kívánják).
Az ombudsmant ingyenesen felkeresheti a jelentést tévő személy. Ha további információra van szüksége arról, hogyan nyújthatja be a panaszt és hogyan kezelheti, kérjük, tekintse át a GYIK-et.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Telefon: +49 (0)521 / 55 7 333 0
Mobil: +49 (0)151 / 58 2 303 21
E-mail: ombudsman@thielvonherff.com
Jelentési platform:https://report-tvh.com/
Honlap:https://www.thielvonherff.de/
Az alkalmazottak, üzleti partnerek és a külső felek is jogosultak arra, hogy jelentsék az olyan körülményeket, amelyek a jogszabályok vagy a belső szabályok megsértését jelzik. Az ombudsman megkapja a jelentéseket. Ő a cégen kívül jogilag védett és bizalmas területet ajánl. Tájékoztatja a bejelentőt a jogairól és a következő lépésekről. Az ombudsman kizárólag a bejelentő [1] hozzájárulásával továbbítja a jelentést a cég kapcsolattartója felé. Az ombudsman bizalmi személyként részt vehet a folyamatban. Kapcsolattartó személyként bármikor a bejelentő rendelkezésére áll.
[1]Ez és a személyekre tett egyéb utalások mindig bármilyen nemű személyekre vagy személyek csoportjára vonatkozik, mert a Sokszínűségi Charta értelmében minden ember egyenlő értékű számunkra, nemtől, kortól, származástól, vallási hovatartozástól, fogyatékosságtól és szexuális orientációtól függetlenül. A szóválasztás mindössze azt a célt szolgálja, hogy nyelvileg leegyszerűsítse a szöveget.
Minden alkalmazott és külső fél, például a beszállítók és szolgáltatók is felkereshetik az ombudsmant.
Az ombudsman a jogszabályok vagy a belső szabályok megsértéséről szóló jelentéseket fogadja be. Az elsődleges cél a gazdasági bűncselekmények, a számviteli bűncselekmények és a készlet károsításának tisztázása és megelőzése. A belső utasítások pl. a korrupcióellenes utasítások bárminemű megsértése azonban szintén jelenthető.
Igen. A bejelentő az egyetlen, aki eldöntheti, milyen információkkal szolgál az ombudsmannak, és az ombudsman milyen információkat adhat tovább a cégnek a második lépésben. Az ombudsman kizárólag visszaélés pl. szándékosan hamis információk közlése esetén jogosult arra, hogy a bejelentő akarata ellenére továbbítsa az információkat. Ezt az ombudsman az első megbeszélésen elmagyarázza.
Nem, az ombudsman szolgáltatásait bárki ingyenesen igénybe veheti.
Igen, a bejelentő név nélkül is felkeresheti az ombudsmant. Ez az ombudsman első felkeresésére is vonatkozik. Ha szükséges, az ombudsman a későbbiekben is megvédi a bejelentő nevét a cég előtt.
A jelentést a jogszabályoknak és belső szabályozásoknak megfelelően kezeljük, figyelembe véve az összes érintett felet. Ehhez az ombudsman továbbítja az információkat a céges kapcsolattartó személynek az előzetes vizsgálat után.
A bejelentő bármikor felkeresheti az ombudsmant, hogy információt kérjen a tényállásról. Legkésőbb az ügy lezárása után az ombudsman értesíti a bejelentőt az eredményről a jogilag megengedett maximális mértékben.
Nem, az ombudsman nem képviselheti a bejelentőt hivatalos vagy bírósági eljárásokban. Az ombudsman ezért nem tehet – és tilos tennie – bármilyen lépést, hogy a bejelentő személyes jogait vagy követeléseit érvényesítse a bíróságon.
Igen. Az ombudsman független ügyvédként működik, és nem vonatkoznak rá a cég utasításai az ügy további kezelésére vonatkozóan. Az ombudsman gondos megfontolás után dönti el, hogy továbbadja-e, és ha igen, milyen mértékben adja tovább a hozzá benyújtott ügyet a cégnek.
Az első kapcsolatfelvétel történhet telefonon, e-mailben, SMS-ben, postai úton vagy személyes találkozón.
Igen, minden alkalmazott fordulhat a feletteséhez, a munkahelyi tanácshoz, a megfelelőségi osztályhoz és a vezetőséghez.
Igen. A bejelentő védelmet élvez. A bejelentővel szembeni semmilyen megtorló intézkedést nem tolerálunk.
Az ismétlődő, kifejezett szkepticizmus ellenére nagyon ritkán fordul elő feljelentés, amikor az ombudsmant jelölik ki. Ha azonban az ombudsman az interjú elején tájékoztatja a bejelentőt arról, hogy a bejelentési rendszerrel való visszaélés rendszerét nem toleráljuk, és az ombudsman kötelessége, hogy továbbítsa a bejelentő személyes adatait a cégnek szükség esetén, azaz, ha visszaélésről szerez tudomást. Bármely esetben, ha az alkalmazottak visszaélnek a bejelentési rendszerrel, fegyelmi eljárással kell szembenézniük.
Az ombudsman biztosítja a törvényes adatmegőrzési kötelezettség és az adatvédelmi törvény betartását. Az összegyűjtött személyes adatok a bejelentő és az érintett személy(ek) szemléyazonosságára vonatkozó információkra korlátozódnak. A cég adatvédelmi tisztviselője rendszeresen ellenőrzi az bejelentő adatvédelmének betartását.
Nem. Fennáll az ártatlanság vélelme. Minden jelentést a jogszabályoknak és belső szabályozásoknak megfelelően vizsgáljuk meg, figyelembe véve az összes érintett felet. Csak az ügy lezárása után születik döntés a lehetséges intézkedésekről.
Amíg jóhiszeműen közlik az információkat, azaz nem szándékosan közölnek hamis információkat, a bejelentőnek nem kell tartania a következményektől.
Nem, az ombudsman felkeresése önkéntes. Ő egy másodlagos kapcsolattartási pont.
Igen. Mindig felkeresheti személyesen is az ombudsmant, és beszélhet vele bizalmasan.
Igen.
Igen, a cég megtéríti az utazási költségeket. Ennek rendezését az ombudsman veszi át, így a névtelenség itt is fennmarad – amíg szükséges.
Igen. Legkésőbb az ügy lezárása után az ombudsman értesíti a bejelentőt az eredményről a jogilag megengedett maximális mértékben.
Nem. Ha egy bűnügyi, polgári vagy egyéb eljárásban beidézik tanúként az ombudsmant, akkor ő csak akkor fedi fel a tanácsadásért hozzá forduló bejelentő nevét és személyazonosságát, ha a bejelentő és a cég egyaránt kifejezett engedélyt ad rá.
Igen. Az ombudsmant az elejétől kezdve teljesen bizalmas természetűen lehet megkeresni. Az ombudsman a beszélgetés elején tájékoztatja a bejelentőt a jogairól. A bejelentő a beszélgetés végén eldöntheti, hogy kell-e, és ha igen, milyen formában kell továbbítani az információkat a cégnek.
Az ombudsmant akkor is fel lehet keresni, ha a bejelentő maga követte el a bűncselekményt. Egyrészről az ombudsman tájékoztatja a bejelentőt a jogairól, másrészről a fennálló alkalmazási jogviszony keretében pozitívan értékelik az önkéntes bevallást, és enyhítő körülménynek számíthat a büntetés meghatározásakor a későbbi bírósági eljárásban.
Nem. Csak az igazán súlyos bűnügyi vétségek szigorúan meghatározott, kivételes eseteiben köteles mindenki jelenteni a bűncselekményt az ügyészségnek.
Ebben az esetben az ombudsman közvetlenül a cég vezetőségét keresi fel.
Erre nincs általános válasz. Vannak olyan jelentések, amelyeket néhány órán belül végleg le lehet zárni. A kiterjedtebb vizsgálatok esetén akár több hetet is igénybe vehet a feldolgozás.
